Tout savoir sur le logiciel de planning en ligne

17 avril 2019 0 Par Makrem

Le succès d’une entreprise est basé sur la bonne gestion du planning. Cette tâche est difficile à réaliser surtout dans les sociétés qui ont beaucoup d’employés. Le logiciel de planning en ligne a été spécialement conçu afin d’aider le responsable à optimiser l’organisation des horaires de travail de chaque collaborateur. Tous les salariés peuvent y accéder et ont la possibilité de se préparer à l’avance en cas de changement sur le calendrier de travail.

Les caractéristiques d’un logiciel de planning en ligne

L’usage du logiciel de planning en ligne est facile. Son interface présente plusieurs onglets qui peuvent être utilisés de façon simple. Aucune formation spéciale n’est indispensable pour pouvoir se servir de cet outil même si vous êtes un débutant. Certaines sociétés proposent quand même une formation afin d’enlever vos doutes. En plus, il peut être utilisé à n’importe quelle heure de la journée. Le responsable peut donc travailler où il veut. Cet outil est également compatible sur ordinateur, tablette, iPhone ou Android munit d’une connexion internet. Certains logiciels affichent des statistiques pour permettre au manager d’analyser le taux d’absence et de présence selon le critère de recherche. Cela pourrait être par semaine, par mois ou par an.
Le logiciel de planning en ligne permet également aux utilisateurs de choisir la langue qui leur convient notamment l’anglais, le français, l’allemand et beaucoup d’autres encore. Cet outil peut être partagé entre tous les collaborateurs. Le système ne limite pas non plus le nombre de salariés qu’il faut enregistrer. La plupart des vendeurs proposent des solutions qui sont destinées uniquement aux sociétés qui emploient plusieurs collaborateurs. Le service des ressources humaines n’a donc pas à se soucier du grand effectif. Un récapitulatif des horaires de présence et d’absence, des plannings de congés, des heures supplémentaires est disponible en seulement quelques clics. De plus, le responsable des plannings a le droit de paramétrer les alertes en fonction de ses attentes.

Comment configurer un logiciel de gestion de planning en ligne ?

Il appartient généralement au fournisseur du logiciel de planning en ligne de configurer l’outil avant son utilisation par l’acheteur. Ce dernier n’a pas besoin de chercher un développeur web ou une personne qui a plus de connaissance en informatique. Une équipe va se rendre sur place ou vous recontacter afin de vous assister ou d’effectuer la configuration. Un fichier qui contient les heures de travail, les noms des salariés et tout ce qui est en rapport avec le planning du personnel est nécessaire pour effectuer la configuration. Ils vous recontactent après pour vous confirmer si la configuration a été effectuée avec succès. Un guide qui explique les étapes à suivre pour le paramétrage sera aussi envoyé avec le logiciel.

Qui peut accéder au logiciel de planning en ligne ?

N’importe quel employé peut avoir accès au logiciel de planning en ligne que ce soit le responsable des ressources humaines ou les autres agents de la société. Le personnel devient dans ce cas autonome et n’a pas besoin de consulter le manager à chaque fois qu’il veut se renseigner sur son emploi du temps. Ce système assure donc une transparence au niveau des horaires de travail, il met tous les salariés sur un même pied d’égalité. Le responsable, de son côté, peut travailler tranquillement et rapidement sans commettre d’erreurs sur l’agenda. Cette solution assure ainsi la continuité de la production et le responsable n’a pas à se soucier du sous-effectif.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de planning en ligne ?

 

Le logiciel de planning en ligne dispose plusieurs fonctionnalités. Il se synchronise avec un outil d’agenda en ligne et se met à jour automatiquement dès qu’un acte est enregistré. Il prend également en considération les demandes de congés, d’absences. Cet outil envoie également des notifications aux collaborateurs en cas de besoin. Les heures supplémentaires, les congés, les absences, les plannings journaliers, hebdomadaires, mensuels sont pris en compte. Il suggère également un planning prévisionnel pour une bonne organisation. Les données peuvent également se synchroniser sur les appareils mobiles.

Comment choisir le bon logiciel de planning ?


Il est important de faire le bon choix du logiciel de planning en ligne avant d’en acheter. Il est conseillé de visiter les sites internet des vendeurs pour voir l’offre qui vous correspond le mieux. Vous pouvez ainsi comparer les tarifs et prendre la bonne décision. Il est également recommandé de voir les avis des personnes qui ont déjà testé la solution. Il est aussi possible de contacter les différents services commerciaux afin d’avoir plus d’informations sur l’outil en question. La meilleure solution est de faire une démonstration gratuite en ligne afin de mieux connaître les fonctionnalités du logiciel.

Comment commander un logiciel en ligne ?

Le logiciel de planning en ligne peut être commandé soit par internet soit par téléphone. Pour passer commande par internet, l’acheteur doit :
-Choisir l’offre correspondante et sélectionner le bouton « commander », «    acheter ».
-Entrer les coordonnées telles que le nom, le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
-Saisir l’adresse de facturation
-Entrer les informations liées au mode de paiement comme le numéro de la carte bancaire, sa date d’expiration et le cryptogramme visuel (les 3 au dos de la carte).
Pour des raisons de sécurité, il se peut que la banque de l’acheteur envoie un message avec un code qu’il faut saisir afin de valider la commande. En général, un mail de confirmation sera envoyé une fois que la commande est validée. Les délais de livraison sont normalement visibles dans ce courriel.

Quel type de société peut utiliser le logiciel de planning en ligne ?

 

Toutes les entreprises qui veulent améliorer, gérer en toute simplicité leur planning peuvent utiliser le logiciel de planning en ligne, quels que soient leur secteur d’activité et l’effectif de leur personnel. Le responsable des ressources humaines ou du planning des institutions publiques, des organismes privés, des hôpitaux, des maisons de retraite, des sociétés de transports ont la possibilité de se servir de cet outil pour gérer l’organisation des emplois du temps.