Lors de l’organisation d’un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions. Choisir un lieu est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. La date de l’événement, les options de restauration et les expériences agréables des invités… sont en partie affectées par le lieu que vous choisissez. Cela vous semble-t-il un peu intimidant ? Vous n’avez pas à ressentir cela. Ci-dessous ce qu’il faut savoir au moment de prendre une décision :
Quand faut-il commencer à chercher un lieu ?
Le plus tôt sera le mieux. Une fois que vous avez bien compris les 3 choses suivantes, vous pouvez commencer votre recherche de lieu : le budget, la qualité de l’événement et le nombre d’invités. Réservez un lieu au moins 4 à 6 mois à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour planifier d’autres activités essentielles, telles que la restauration, des brochures sur des événements et des sites Web.
Ce qu’il faut prendre en compte lors de la recherche d’un lieu
- Localisation
Vous avez probablement déjà envisagé cela. Pour un événement local, vous recherchez peut-être un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des invités. Si de nombreux invités se déplacent de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport où leurs hôtels seront bénéfiques comme salle 77. Dans tous les cas, n’oubliez pas de prendre en compte les options de circulation, de transport et de stationnement. Souhaitez-vous réduire les risques de retard pour vos invités ? Fournissez-leur une application d’événement mobile, qui est essentiellement une norme de nos jours. Avec des cartes GPS, des itinéraires routiers et des informations de stationnement/navette à portée de main, vos invités se sentiront soulagés. Si le site se trouve dans un grand campus ou un institut, les cartes avec des épingles sont particulièrement utiles. Pour les événements comportant des expositions, des affiches ou des sessions parallèles, des cartes intérieures interactives aideront les invités à naviguer facilement.
- Le parking
Le lieu dispose-t-il d’un parking ou d’un service de voiturier ? Un lieu avec parking est ce qui fait rêver. Si ce n’est pas le cas, y a-t-il des parkings à proximité accessibles aux visiteurs ? S’il n’y a pas de parking disponible, vous n’avez pas complètement de chance, vous avez quelques alternatives comme réserver des places de stationnement à proximité pour vos invités et inclure le coût dans le prix du billet ou les faire payer lorsqu’ils se garent.
Fournissez aux invités un moyen de partager un trajet ou un taxi. Ce serait aussi une bonne occasion pour eux d’interagir les uns avec les autres. Vous pouvez proposer un service de voiturier pour l’événement, même si le lieu ne l’est pas. Fournir un service de voiturier peut être essentiel si l’événement est un événement haut de gamme tel qu’un gala.
- La capacité d’accueil de la salle
Vous aurez besoin de connaître la capacité d’accueil des salles pour plusieurs raisons. Tout d’abord, 500 personnes (s’il s’agit de la taille estimée de votre événement) ne peuvent pas s’installer confortablement dans une salle 77 d’une capacité de 250 personnes.
- Services et commodités
Le lieu a-t-il une cuisine et peut-il fournir une restauration à votre événement ? Si tel est le cas, un site annulera les frais d’installation et demandera uniquement un acompte ainsi que le coût de la nourriture pour chaque invité. Les lieux sans cuisine peuvent avoir un partenariat avec un fournisseur d’aliments que vous devez utiliser. Vous voudrez peut-être vérifier leur nourriture à l’avance. Si cela ne suffit pas, cela peut avoir un impact négatif sur les expériences de vos invités. Donc, optez plutôt pour un lieu qui sert une excellente cuisine ou qui vous permet de faire venir des vendeurs de nourriture en dehors.
- Flux des embouteillages
Pensez à la fluidité du trafic lors de votre événement. Le type de flux que vous voudrez sera différent pour chaque événement. Quelles zones seront très fréquentées lors de l’événement ? Enregistrement ? Les portes de l’auditorium ? Gardez cela à l’esprit lors du choix de votre lieu de rendez-vous, sachant que la manière dont vous configurez les tables et le décor aura également une incidence importante sur cette situation.
- Ambiance
Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que transmet l’intérieur du bâtiment ? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin de lieux d’hébergement différents de ceux proposés pour une exposition. Moins l’ambiance correspond à l’ambiance souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour compenser.
- Accessibilité
L’accessibilité fait référence à la possibilité pour tout le monde, en particulier ceux ayant des besoins spéciaux, d’accéder au bâtiment et à ces commodités. Avant de pouvoir répondre à cette question, vous devez comprendre qui sont vos invités et quels sont leurs besoins. Vous saurez probablement s’il y aura des enfants sur votre lieu de rendez-vous, mais vous ne saurez peut-être pas s’il y aura des personnes ayant d’autres besoins spéciaux. Dans cette situation, l’examen des événements récents organisés par votre organisation peut vous donner une idée de cela.
- Acoustique de la salle
Avez-vous déjà assisté à un événement dans un lieu si bruyant qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a mis à rude épreuve et à perdre votre voix, le tout en une nuit ? Cela est dû à une mauvaise acoustique. Acoustique n’est qu’un mot de fantaisie pour décrire la manière dont le son circule dans la salle 77. Un plafond bas rendra le lieu confortable, mais il sera plus fort s’il est plein à craquer. Alternativement, un grand lieu de stockage ressemblant à un entrepôt produira des échos, ou ce que les architectes appellent « réverbération ».
- Coût et flexibilité par rapport à la date de l’événement
Être flexible sur la date de l’événement peut être un excellent moyen de négocier avec les propriétaires des lieux. Ils peuvent avoir des dates ouvertes sur leur calendrier qu’ils veulent remplir. En fournissant 2 ou 3 options de date, vous aurez plus de chances d’obtenir des prix réduits. Bien que l’acoustique ne soit pas le but ultime de votre événement, vous pouvez l’améliorer, par exemple en exploitant bien les patios situés à l’extérieur du lieu.
Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup à prendre en compte lors du choix du lieu de votre événement. Toutefois, si vous tenez compte de ce qui précède lorsque vous effectuez vos recherches, vous trouverez le lieu idéal pour votre événement. Trouver le bon lieu pour votre événement peut aussi prendre beaucoup de votre temps. Heureusement, il existe quelques raccourcis pour vous aider à gagner du temps, contactez salle77 pour trouver les lieux qui répondent le mieux à vos besoins. Une fois la date et le lieu de la manifestation définis, demandez plus d’informations en appelant salle77 ou voir le site salle-77.fr
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